El almacenamiento de archivos es algo más que carpetas en el PC personal y álbumes de fotos. El tamaño y el número de documentos digitales aumentan rápidamente. Las empresas que buscan un flujo de trabajo eficiente deben aprender nuevas estrategias para estructurar, almacenar y gestionar los documentos digitales. Vea cómo archivar documentos de forma eficiente a principios de 2025. Este artículo proporciona información sobre los mejores formatos de archivo, variaciones de estructura y formas de proteger los documentos en línea.
Elija el formato de archivo universal para todos los documentos
Con el tiempo, es posible que necesite organizar documentos de una nueva manera: combinarlos, editarlos o dividirlos. Por eso muchos especialistas digitales prefieren ordenar paginas PDF en PDF Guru. La herramienta ofrece funciones de edición para organizar PDF, convertir archivos a distintos formatos e incluso crear documentos PDF desde cero.
Este tipo de archivo admite texto, gráficos, diagramas, hojas de cálculo, imágenes, fotos e incluso archivos vectoriales. Ponga todo lo que necesita en un solo archivo. Para los oficinistas, es una forma cómoda de editar y compartir informes. Los expertos del ámbito artístico utilizan los PDF para crear portafolios y proyectos completos. Por último, los PDF pueden ser útiles para uso personal. Puedes combinar PDF para crear un álbum de fotos o una colección de notas.
Además, los archivos PDF conservan la calidad y el formato del documento en todos los dispositivos. Así, puedes abrir y organizar PDF en un PC, smartphone, tablet, etc. Por último, no olvides establecer la contraseña para proteger el archivo PDF de otros usuarios. Todas estas razones hacen del PDF la mejor forma de estructurar archivos a largo plazo.
Selecciona un lugar de almacenamiento fiable
La era de las memorias USB y las tarjetas de memoria ha terminado. Las instalaciones en línea son mucho más seguras, ya que utilizan medidas de ciberprotección y guardan tus documentos en la nube. Incluso si tu PC/smartphone se apaga, los archivos siguen estando disponibles en línea. Selecciona un almacenamiento de confianza para guardar documentos en función de tus necesidades:
- Google Drive y Dropbox son más que suficientes para uso personal. Estas herramientas funcionan igual que en el PC. Sube tus archivos y estructurarlos con la ayuda de carpetas, etiquetas y clasificación.
- Para uso profesional, considera el almacenamiento en la nube Bitrix24. La herramienta funciona como un lugar de gestión de documentos digitales y sistemas CRM al mismo tiempo.
Las grandes empresas utilizan salas de datos profesionales con protección ampliada. Sin embargo, este tipo de software e innecesario para los particulares.
Estructura por carpetas
Las carpetas siguen siendo la forma más sencilla de estructurar la información. Las empresas con una larga trayectoria empiezan a clasificar por años. Otra posibilidad es clasificar los documentos por temas o tipos de archivo, fotos y vídeos personales, documentos de estudio/trabajo, archivos de programas, etc.
Utiliza los nombres como forma de estructurar los archivos en la carpeta
Los oficinistas llevan años utilizando este truco de vida para archivar documentos. Para ordenar los documentos dentro de la carpeta, utilice el mismo método para nombrar los archivos:
- año-mes-día;
- departamento-cliente-nombre-tema;
- fecha-proyecto, etc.
A continuación, utilice la clasificación por orden alfabético, y automáticamente clasificará los documentos en un orden lógico.
Cree copias de seguridad con regularidad
Supongamos que quieres cambiar la estructura de los archivos o eliminar programas innecesarios. Los pequeños errores pueden ser catastróficos, sobre todo si borras archivos de sistema y aplicaciones. Las cosas se ponen aún más serias si trabajas con documentación corporativa, incluyendo datos financieros y de seguridad.
Antes de hacer cualquier cambio, crea copias de seguridad de la estructura de archivos existente. Algunos usuarios siguen utilizando memorias USB. Al fin y al cabo, sólo almacenan copias de seguridad y no las utilizan. Para este objetivo, los dispositivos físicos sí son adecuados. Otra alternativa es utilizar una cuenta separada en el almacenamiento en la nube.
Si algo va mal, o borrar archivos por error, la copia de seguridad siempre estará disponible.
Crea cuentas de PC individuales para familiares o miembros del equipo
Todo el mundo merece privacidad. Pueden ser tus fotos antiguas, tu diario, tus notas o datos corporativos, no disponibles para los demás. Si compartes ordenador con otros miembros, crea una cuenta de miembro universal (admin) y cuentas individuales para todos.
De esta forma, cada usuario puede crear archivos y carpetas seguros, no disponibles para los demás. Mientras tanto, utiliza el perfil común para descargar archivos para todos: programas informáticos, herramientas digitales, navegadores, etc.
Proteger documentos con contraseñas
Esta es otra razón para elegir PDF como formato de archivo principal. Puedes organizar PDF fácilmente y proteger el archivo con una contraseña única. Para ello, utiliza instrumentos digitales o editores integrados en tu dispositivo. Aunque el archivo será visible para todo el mundo, nadie podrá abrirlo sin una contraseña.
Las empresas también utilizan esta herramienta para establecer los niveles de acceso de los distintos miembros del equipo. Por ejemplo, sólo los contables y los directores ejecutivos pueden ver los informes financieros.