Al abordar el tema relativo a las pruebas ilícitamente obtenidas en el canal de denuncias se está haciendo referencia a muchas cuestiones vinculadas con dicho concepto, como pueden ser, en primer término, lo que debe ser considerado como pruebas ilícitamente obtenidas, sus implicaciones de carácter legal y ético, y cómo las organizaciones pueden evitar incurrir en este tipo de prácticas para garantizar la integridad, y, al mismo tiempo, la legalidad de sus procesos de investigación vinculados a las investigaciones que se lleven a cabo a consecuencia de la realización de cualquier clase de comunicación, y/o de denuncia.
Sin embargo, la obtención de pruebas debe realizarse de manera legal y ética, ya que la obtención ilícita de las mismas puede comprometer no solo la validez de la investigación, sino también la reputación y la legalidad en la actuación de la organización llevada a cabo al efecto, con las consecuencias de todo tipo, que de ello se pueden derivar, precisamente, contra la propia persona jurídica, que la ha llevado a cabo.
La inadmisibilidad de las pruebas ilícitamente obtenidas es un principio jurídico fundamental, que protege los derechos de los individuos y garantiza la integridad de los procedimientos legales.
En el contexto de las investigaciones internas de una persona jurídica, la obtención de pruebas a través de medios ilícitos puede socavar la validez de la investigación, y llevar a consecuencias legales y reputacionales significativas.
En estas reflexiones, se parte del hecho constatado, que las investigaciones internas son esenciales para mantener la integridad y cumplimiento normativo dentro de las organizaciones.
Terminología
La terminología que viene utilizando tanto la doctrina como la jurisprudencia dista bastante de ser uniforme.
Es frecuente, que se empleen indistintamente términos como: el de prueba prohibida o prohibiciones probatorias, prueba ilegal o ilegalmente obtenida, prueba ilícita o ilícitamente obtenida, prueba ilegítimamente obtenida, prueba inconstitucional, prueba nula, prueba viciada, prueba irregular, o incluso, el de prueba clandestina[i].
Una prueba ilícitamente obtenida, es aquella que se recoge en violación de las leyes, normativas y principios éticos aplicables.
Esto incluye cualquier prueba obtenida mediante métodos que no respetan los derechos individuales o contravienen las normativas vigentes.
En este sentido, se ha de tomar en consideración lo afirmado de manera taxativa en el apartado 1º del artículo 11 de la Ley Orgánica 6/1981, de 1 de julio, del Poder Judicial, donde a tales efectos, se señala lo siguiente: «No surtirán efecto las pruebas obtenidas, directa o indirectamente, violentando los derechos o libertades fundamentales”.
En este sentido, puede traerse a colación la doctrina establecida por la Corte Suprema de los Estados Unidos, respecto de la llamada “evidence wrongfully obtained” (evidencia obtenida de manera indebida) y de la “exclusionary rule” (regla de exclusión), en cuya virtud, en términos generales, no puede admitirse judicialmente el material probatorio obtenido con violación de la IV Enmienda a la Constitución.
Así, en la sentencia United States contra Janis (1976), la Corte declaró, que «… la regla por la que se excluye la prueba obtenida en violación de la IV Enmienda tiende a garantizar los derechos generalmente reconocidos en dicha enmienda a través de un efecto disuasorio (de la violación misma) y no tanto como expresión de un derecho constitucional subjetivo de la parte agraviada…».
«Dentro de las formas más comunes de obtención ilícita de pruebas dentro del ámbito del Canal de Denuncias, nos encontramos que, de una manera bastante habitual las mismas se producen mediante la violación de la privacidad»
La prohibición de la prueba constitucionalmente ilícita y de su efecto reflejo en este caso, en las investigaciones internas, que se llevan a efecto en el canal de comunicaciones/denuncias al amparo de los modelos de cumplimiento normativo, tiene como finalidad otorgar, en este ámbito de actuación, un nivel aceptable de protección a los derechos fundamentales constitucionalmente garantizados, y, al mismo tiempo, ejercer un efecto disuasor de conductas anticonstitucionales en los operadores jurídicos, que intervengan en las investigaciones que se lleven a cabo, precisamente, como consecuencia del Compliance instaurado en una determinada persona jurídica, al amparo del artículo 31 bis y demás disposiciones concordantes del Código Penal.
Además, la expresión legal «directa o indirectamente» supone la consagración normativa de los efectos reflejos o indirectos de la prohibición probatoria, cuya acción invalidante no se limita a los hechos directamente conocidos mediante la prueba viciada, sino que se proyecta también sobre otras fuentes de prueba, en sí mismas legales, pero basadas en conocimientos obtenidos gracias a los actos de investigación ilegítimos, y, que, por lo tanto, han sido adquiridos de forma derivada a partir de la prueba prohibida, de acuerdo con la conocida doctrina, elaborada por la jurisprudencia norteamericana, de «los frutos del árbol envenenado», siempre que se dé una auténtica vinculación causal o relación de dependencia en el plano material entre una y otra prueba, aun cuando jurídica o formalmente sean autónomas (vid. STS 1203/2002, de 18 de julio de 2002, recurso número 3269/2000).
Dentro de las formas más comunes de obtención ilícita de pruebas dentro del ámbito del Canal de Denuncias, nos encontramos que, de una manera bastante habitual las mismas se producen mediante la violación de la privacidad.
RGPD y LOPDGG, referentes directos
La normativa vigente sobre protección de datos personales, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) o la Ley Orgánica de Protección de datos y garantía de derechos digitales (LOPDGDD), establecen normas estrictas sobre la recopilación y el procesamiento de datos personales.
De la obtención de datos sin el consentimiento adecuado, o en violación de estas normativas, resulta la inadmisibilidad de las pruebas y posibles sanciones para la organización.
La violación de la privacidad, por tanto, puede considerarse como una de las formas más comunes de obtención ilícita de pruebas.
Esto puede incluir el acceso no autorizado a correos electrónicos, registros telefónicos, documentos personales, o la grabación de imágenes o de cualquier otra tipología de datos personales, entre otros medios, sin haber obtenido el correspondiente consentimiento de los interesados involucrados.
En este sentido, la intervención sin consentimiento implica de manera fundamental el uso de dispositivos de grabación, o vigilancia sin el conocimiento y autorización de las personas involucradas, como grabaciones encubiertas o monitoreo no autorizado.
Dentro del concepto de pruebas ilícitamente obtenidas, es importante recordar que, dentro de este concepto, y, por tanto, en este ámbito de actuación, también se comprende la llamada “manipulación de pruebas”, que implica alterar, fabricar o destruir pruebas para influir en el resultado de una investigación.
Esto puede incluir un amplio abanico de conductas, que van desde la falsificación de documentos, hasta la eliminación de aquellas evidencias, que puedan ser consideradas como relevantes a los efectos de una investigación concreta y determinada.
Las bases éticas para la inadmisión de pruebas ilícitamente obtenidas constituyen principios, que aseguran que la búsqueda de la verdad no comprometa los derechos individuales, ni los valores fundamentales de la justicia.
Bases éticas
Así estas entre estas bases éticas, debemos distinguir, entre otras las que se citan seguidamente:
a). La integridad y la honestidad.
En este sentido, puede afirmarse que tanto la integridad, como la honestidad representan principios éticos fundamentales, que exigen comportarse de manera justa y sincera en todas las acciones, especialmente en la obtención de pruebas.
Ello implica desde una perspectiva práctica, tanto el hecho de obtener pruebas de manera ilícita, como mediante el acceso no autorizado a una información privada, o la falsificación de documentos, donde se vulneran estos principios.
La integridad, del mismo modo, exige que las pruebas sean recopiladas de manera, que reflejen la verdad sin distorsión ni engaño.
b). La justicia y la equidad.
Los valores éticos a los que hace referencia la justicia y la equidad implican tratar a todas las personas de manera justa y sin favoritismos, asegurando que todos tengan igual oportunidad de presentar su caso y defenderse.
Del mismo modo, el principio ético de la equidad exige que todas las pruebas sean obtenidas legalmente para que puedan ser evaluadas de manera objetiva.
c). El respeto por los derechos individuales de las personas.
El respeto por los derechos individuales es un principio ético, que reconoce y valora los derechos de cada persona, incluyendo el derecho a la privacidad, a la dignidad y a la libertad de expresión.
El hecho de respetar los derechos individuales, como el aludido derecho a la privacidad, es sin lugar a duda, esencial.
La obtención ilícita de pruebas muestra un profundo desprecio por estos derechos de las personas.
Respetar, por tanto, estos derechos es esencial para mantener la dignidad y la confianza en el sistema de investigaciones internas, y en las prácticas llevadas a tales efectos por una organización.
«El hecho de obtener pruebas de manera encubierta, irregular, o ilícita, socava frontalmente la vigencia y la aplicación de estos principios, negando en la práctica su eficacia y su contenido»
d). La exigencia de transparencia y de rendición de cuentas.
La transparencia implica ser abierto y claro en las acciones y decisiones, mientras que la rendición de cuentas exige que los individuos y organizaciones sean responsables de sus acciones y decisiones.
A estos efectos la transparencia como valor ético probatorio en una investigación derivada del Canal de Comunicaciones/Denuncias, implica sobre todo, estar abierto, y, al mismo tiempo, tener una actitud clara y diáfana a la hora de poder justificar de manera adecuada, las acciones y decisiones que se lleven a efecto por parte de la persona jurídica, mientras que la rendición de cuentas exige, que las organizaciones sean completamente responsables de sus acciones, y, además, que puedan justificar de manera completa y exhaustiva la decisión de llevar a cabo las mismas.
Por ello, el hecho de obtener pruebas de manera encubierta, irregular, o ilícita, socava frontalmente la vigencia y la aplicación de estos principios, negando en la práctica su eficacia y su contenido.
Obtener pruebas de manera encubierta y sin el conocimiento o consentimiento de los afectados vulnera la exigencia de la necesaria transparencia, y evita la rendición de cuentas.
Las prácticas éticas demandan, que las pruebas sean obtenidas de manera que todos los involucrados estén informados, y, que las acciones de los investigadores puedan ser siempre revisadas y evaluadas.
e). La existencia de confianza pública y legitimidad.
La confianza pública y la legitimidad son principios que aseguran que las acciones de las organizaciones y los procesos de investigación que por las mismas se lleven a cabo, sean vistos como justos y dignos de confianza por la sociedad en general.
Consecuentemente con ello, el hecho de mantener prácticas éticas en la obtención de pruebas es esencial para mantener la confianza pública, y también para reforzar la percepción de legitimidad del sistema de investigación adoptado en cada caso por una determinada organización.
Las pruebas obtenidas de manera ilícita son inadmisibles
Y todo ello, en definitiva, conduce a que las pruebas obtenidas de manera ilícita deben ser inadmisibles en dichos procedimientos de investigación, pero también, y esto es importante no pasarlo por alto, en los procedimientos de tipo judicial o de carácter administrativo, que se susciten a raíz de las conclusiones y de las evidencias obtenidas en dichos procesos habitualmente internos de las personas jurídicas, y que, finalmente, puede conducir a comprometer gravemente la capacidad de la organización para resolver el asunto en cuestión, con las consecuencias que ello depara y lleva consigo para la misma.
Al hilo de ello, la divulgación de prácticas de obtención ilícita de pruebas puede dañar gravemente la reputación de la organización, afectando la confianza de los empleados, de los clientes y de los socios, sin perjuicio del impacto que el descubrimiento de la realización de tales actividades irregulares pueda ocasionar en los mercados y en la sociedad en general, con relación a la confianza y la credibilidad que merezca en un determinado momento, una empresa concreta, y ello sin perjuicio de que las organizaciones se puedan enfrentar a sanciones legales significativas, incluyendo multas y otras sanciones administrativas, además de posibles demandas civiles por parte de los afectados, que hayan sido víctimas de tales tipos de situaciones.
A ello, debe serle añadido, los impactos financieros negativos que puede repercutir sobre los clientes y socios comerciales, o la interrupción de las operaciones comerciales, afectando la productividad y a la eficiencia de la organización, y la producción de toda clase de costes adicionales derivados de la situación creada por un determinado conflicto, que no haya sido resuelto de manera adecuada por la persona jurídica.
Las organizaciones deberían dotarse de un código procesal
Como consecuencia de ello, es recomendable, que las organizaciones se doten de manera adecuada de un código procesal donde se establezcan las reglas o normas internas a las que se deben sujetar todas y cada una de las actuaciones, que se lleven a cabo en estos procedimientos relativos a las investigaciones internas o externas sobre las denuncias o comunicaciones recibidas.
En este orden de cosas, uno de los primeros pasos a implementar parte de obtener el consentimiento explícito de los empleados y otras partes involucradas para la recopilación de datos personales, y cualesquiera otros asociados, por ejemplo en las tareas de vigilancia, asegurándose de que este consentimiento sea siempre suficientemente informado, y se encuentre debidamente documentado, y al mismo tiempo, en la exigencia de que las organizaciones deben ser transparentes en sus actividades de monitorización y vigilancia, informando claramente a los empleados sobre las políticas implementadas, y las razones que las justifican o se esconden detrás de ellas.
Razones específicas para inadmitir las pruebas ilícitas
Asimismo, cabe analizar y profundizar las razones específicas para la inadmisión de pruebas ilícitas, y entre ellas, cabe reconocer las siguientes:
a). En la exigencia de asegurar que los procedimientos sean justos, y por ello puede afirmarse, que permitir tales pruebas compromete la equidad del proceso de investigación y puede llevar a decisiones basadas en información obtenida de manera injusta.
b). En la necesidad de llevar a cabo una adecuada protección de los derechos fundamentales.
Esto refuerza el compromiso del sistema de investigaciones internas y de las organizaciones con los derechos humanos.
c). En la exigencia de desincentivar conductas que sean ilícitas.
Si las pruebas obtenidas ilegalmente no pueden ser utilizadas, existen menos incentivos para que las partes involucradas recurran a métodos no éticos o ilegales para obtener evidencia.
c). En la necesidad de mantener la integridad del sistema de investigaciones vinculadas al Modelo de Cumplimiento Normativo.
Así, permitir pruebas ilícitamente obtenidas puede comprometer la integridad de las investigaciones internas, creando un precedente peligroso.
La inadmisión de tales pruebas es esencial para mantener la integridad y credibilidad del sistema.
Implicaciones de las consideraciones legales en la práctica de las investigaciones internas
También debe hacerse una especial mención a las implicaciones que todas estas consideraciones tienen para la práctica de las investigaciones internas, y de este modo cabe señalar lo siguiente:
a). En lo que atañe a la validez de la investigación.
La obtención ilícita de pruebas compromete la validez de la investigación interna.
Si las pruebas clave son declaradas inadmisibles, la organización puede no tener suficiente evidencia para sustentar las acciones disciplinarias o legales que desea emprender.
Esta situación puede terminar en la incapacidad de sancionar adecuadamente a los responsables de conductas indebidas.
b). En lo referente a las consecuencias legales, debe valorarse el hecho de que las organizaciones, que obtienen pruebas ilícitamente se pueden enfrentar consecuencias legales, vinculados, precisamente, a la utilización de pruebas y evidencias ilícitamente obtenidas.
De esta manera se trata de evitar, que los individuos afectados por la obtención ilícita de pruebas pueden presentar demandas por violación de privacidad, o por cualquier otra causa ajustada a derecho, lo que puede resultar en indemnizaciones por daños y perjuicios.
c). En lo derivado del impacto reputacional producido, ya que la divulgación de prácticas de obtención ilícita de pruebas puede dañar gravemente la reputación de la organización.
La confianza de los empleados, clientes y socios puede verse afectada, lo que puede llevar a la pérdida de negocios y dificultades en la atracción y retención de talento.
Como consecuencia de todo ello, surge la necesidad de determinar los procedimientos para garantizar la admisibilidad de las pruebas.
Y en este sentido, el primer elemento a tener en consideración es el referente a la obtención de un consentimiento que de manera necesaria tiene que ser informado.
Consentimiento explícito de los empleados
Así, es esencial obtener el consentimiento explícito de los empleados y otras partes involucradas para la recopilación de datos y la vigilancia.
Este consentimiento debe ser informado y documentado adecuadamente para asegurar la legalidad de las pruebas obtenidas.
Del mismo modo, cabe mencionar la exigencia de la transparencia en las políticas de monitoreo, de las que se deriva el hecho de que las organizaciones deben ser transparentes en sus políticas de monitorización y vigilancia, y con ello, proceder a informar claramente a los empleados sobre las políticas implementadas y las razones existentes detrás de ellas, lo que ayuda a asegurar el cumplimiento efectivo de las reglas externas e internas, que deben presidir las investigaciones internas en una organización, y dotar a las mismas de la confianza necesaria.
Finalmente, es importante tener en cuenta la necesidad de llevar a cabo las auditorias de carácter periódico y revisiones internas de los Modelos de Cumplimiento Normativo en lo que atañe a las investigaciones internas, a los efectos de implementar mecanismos que puedan ayudar a identificar y corregir posibles disfunciones o actuaciones irregulares, antes de que las mismas se conviertan en problemas graves, asegurando con ello que las prácticas de obtención de pruebas y evidencias en dichas investigaciones sean siempre legales y éticas.