Tal como señala Zárate, una de las decisiones que debe tomar una persona jurídica o una compañía cuando implanta un sistema de “Corporate Compliance” es, a qué persona o personas se va a confiar la supervisión del funcionamiento y del cumplimiento del modelo de prevención de delitos.
El artículo 31 bis de nuestro Código Penal establece como una de las condiciones necesarias para que se pueda aplicar la exención de responsabilidad penal de la persona jurídica, que la supervisión del funcionamiento y del cumplimiento del modelo de prevención haya sido confiada a un órgano de la persona jurídica con poderes autónomos de iniciativa y de control, o que tenga encomendada legalmente la función de supervisar la eficacia de los controles internos de la persona jurídica.
Por su parte, la Circular 1/2016, sobre la responsabilidad penal de las personas jurídicas de la Fiscalía General de Estado, dedica su apartado 5. 4º a la figura del Oficial de Cumplimiento, de cuya lectura se pueden extraer las siguientes conclusiones:
- Debe existir un órgano específico de la persona jurídica con poderes autónomos de iniciativa y control, al que se atribuya la función del modelo de prevención de delitos.
- Debe ser creado específicamente para asumir tal función, salvo en aquellos casos en los que exista una previsión legal, como en el caso de las empresas de servicios de inversión, o, en el caso de los sujetos obligados en relación con la prevención del delito de blanqueo de capitales.
- Puede estar constituido de una o varias personas, que cuenten con conocimientos y experiencia profesional suficientes, y que dispongan de recursos bastantes.
- Debe ser un órgano de la persona jurídica.
- Se puede apoyar en otros órganos o unidades de la compañía, o en servicios externos para desempeñar sus funciones.
- En las personas jurídicas autorizadas a presentar cuentas de pérdidas y ganancias abreviadas, puede desempeñar sus funciones el órgano de administración[i].
Elementos comunes vinculados al desarrollo de sus funciones
En el análisis de las figuras del “Compliance Officer” y del Comité de Cumplimiento Normativo (CCN) de cualquier persona jurídica, existen una serie de rasgos o de elementos comunes vinculados al desarrollo de sus funciones y/o de su actividad en el ámbito del cumplimiento normativo, que son, entre otros, los siguientes:
a). El hecho de impulsar y de supervisar de manera continua la implementación y la eficacia del sistema de gestión de “Compliance” penal, en los distintos ámbitos de la organización;
b). La función de asegurarse de que se proporcione apoyo formativo continuo a los miembros de la organización, con la finalidad de poder garantizar de manera adecuada que todos los miembros de la misma se encuentran debidamente capacitados, y, que son formados con regularidad;
c). La posibilidad de poder promover la inclusión de las responsabilidades de “Compliance” penal en las descripciones de puestos de trabajo, y también, en los procesos de gestión del desempeño de los miembros de la organización;
d). La función de poner en marcha un canal de comunicaciones o de denuncias de “Compliance penal” en el seno de la persona jurídica;
e). La posibilidad de adoptar e implementar procesos para gestionar la información, tales como las reclamaciones y/o comentarios recibidos de líneas directas, un canal de denuncias u otros mecanismos;
f). El hecho de establecer indicadores de desempeño de “Compliance” penal, y, al mismo tiempo, medir su desempeño en la organización;
g). La capacidad de poder analizar el desempeño para identificar la necesidad de llevar a cabo el desarrollo de acciones de tipo correctivo;
h). El desarrollo de la función de identificar y de gestionar los riesgos penales existentes en el seno de la organización, incluyendo los relacionados con los socios de negocio;
i). La posibilidad de asegurar, que se proporcione de manera adecuada y suficiente a los empleados, el acceso a los recursos que la organización ha establecido en el ámbito del cumplimiento normativo;
j). Y finalmente, la función de poder informar al órgano de gobierno de la persona jurídica, sobre los resultados derivados de la aplicación del sistema de gestión de Compliance penal.[ii]
Ventajas de un CCN frente a un 'Compliance Officer'
En la práctica tal como se indicaba en el comienzo de estas reflexiones, la creación de un CCN puede ofrecer varias ventajas en comparación con el hecho de depender de manera exclusiva de un “Compliance Officer”.
Seguidamente, es procedente analizar algunas de las ventajas operativas y de funcionamiento, que proporciona un CCN frente a la existencia de un “Compliance Officer”:
a). Tal como se indicó anteriormente, el CCN proporciona un “expertise” multidisciplinario, del cual no es fácil que disponga un “Compliance Officer”.
En este sentido, un CCN posee un amplio grado de conocimiento y de especialización.
Así, debe tenerse presente que un CCN está compuesto por miembros de diferentes departamentos y con diversas áreas de especialización.
Por ejemplo, puede incluir representantes de las áreas o departamentos diversos, como puede ser, entre otros: el de legal, el de finanzas, el de recursos humanos, el de tecnología, el de operaciones, así como de otros sectores clave de la organización.
Esta composición asegura que se cubran todos los aspectos críticos del cumplimiento normativo.
Otro elemento que considerar dentro de este ámbito de multidisciplinas que abarca un CCN, es el referente a la llamada “interdisciplinariedad”.
Hay que señalar, la necesidad de proceder a valorar la combinación de diferentes disciplinas, lo cual permite una comprensión más completa y mucho más matizada de los requisitos regulatorios, y de cómo se aplican los mismos a las diversas áreas de la organización.
Esto representa un factor de notable importancia a los efectos de poder identificar adecuadamente, y, además de gestionar los riesgos de cumplimiento de una manera más eficaz.
b). Una mejora sustancial en el proceso de toma de decisiones.
El carácter multidisciplinar del CCN permite llevar a cabo y desarrollar una evaluación integral de los problemas a los que tiene que enfrentarse una organización.
La diversidad de perspectivas permite una evaluación más integral y profunda de los problemas y desafíos de cumplimiento, ya que cada miembro puede aportar su conocimiento y experiencia específicos, lo que enriquece el análisis y la comprensión de los problemas.
Esto trae consigo un reforzamiento de los procesos de innovación, y también en la posibilidad de la aportación de soluciones.
De este modo, la variedad de opiniones y experiencias puede generar ideas innovadoras y soluciones creativas a los problemas de cumplimiento.
En este orden de cosas, un CCN puede explorar diferentes enfoques y elegir el más adecuado, basado en una amplia gama de consideraciones y experiencias.
c). La mejora en el proceso de detección y de mitigación de toda clase de riesgos que puedan afectar a la organización.
Debe destacarse la importancia que tiene la identificación de riesgos en general, y el hecho de que los mismos presenten una faceta de índole multidimensional.
En respuesta a ello, la existencia de miembros provenientes de diferentes áreas de la organización en un CCN puede identificar una mayor cantidad de riesgos, que a contrario sensu, un “Compliance Officer” individual podría pasar por alto.
Es importante resaltar el hecho de que cada miembro de dicho Comité puede detectar riesgos específicos de su área de “expertise”, lo que lleva consigo, sin lugar a duda, una gestión de riesgos, que es desde luego más exhaustiva.
Del mismo modo, debe ponderarse la posibilidad de que se lleve a cabo una mitigación más eficaz de los riesgos existentes en una organización.
En este sentido, la colaboración entre miembros con diferentes conocimientos permite diseñar estrategias de mitigación de riesgos más efectivas, y globales o de carácter holístico.
Cada perspectiva contribuye a una comprensión completa de los posibles impactos, y a la implementación de medidas preventivas adecuadas.
d). La mayor capacidad de supervisión de un CCN, en comparación con un “Compliance Officer” individual, se debe a la distribución de la carga de trabajo, la supervisión continuada, la ampliación del monitoreo y control, la eficiencia en la identificación de incumplimientos, la revisión y actualización constante de políticas, la mejora en la comunicación y coordinación, la existencia de auditorías más rigurosas, y, por último, la promoción de una cultura de cumplimiento.
Un CCN ofrece ventajas significativas en términos de comunicación y coordinación en comparación con un “Compliance Officer” individual.
La capacidad de establecer canales de comunicación eficientes, coordinar esfuerzos interdepartamentales, responder rápidamente a problemas, promover una cultura de cumplimiento, gestionar proyectos de cumplimiento, realizar evaluaciones continuas, y, facilitar auditorías y evaluaciones externas son, entre otros, algunos de los aspectos que fortalecen la función de cumplimiento normativo en una organización.
Un CCN proporciona ventajas significativas en términos de promoción de una cultura de cumplimiento en comparación con un “Compliance Officer” individual.
La diversidad de influencia y liderazgo, la comunicación eficaz, la capacitación continua, la integración del cumplimiento en las operaciones diarias, el monitoreo constante, la promoción de valores éticos, el apoyo de la alta dirección, los incentivos y reconocimientos, y la evaluación y mejora continua, son factores que fortalecen la capacidad de la organización para fomentar una cultura de cumplimiento robusta y sostenible.
Estas ventajas, no solo mejoran la efectividad del programa de cumplimiento, sino que también aseguran que el cumplimiento normativo se convierta en una parte integral de la cultura organizacional, y en este mismo orden de cosas, no solo mejoran la efectividad del programa de cumplimiento, sino que también aseguran que la organización esté bien posicionada para cumplir con todas las normativas aplicables de manera coordinada, lo que en definitiva, permite una supervisión más efectiva y exhaustiva, asegurando que la organización cumpla con todas las normativas aplicables de manera consistente y proactiva.
e). Esta organización del órgano de cumplimiento normativo también tiene repercusiones en la exigencia de transparencia, y, en lo que atañe a la capacidad de rendición de cuentas a la organización.
Rendición de cuentas
Un CCN ofrece ventajas claras en términos de transparencia y de rendición de cuentas en comparación con un “Compliance Officer” individual.
Las decisiones colectivas, la responsabilidad compartida, la mejora de la visibilidad de las acciones, la formalización de procedimientos, la diversidad de perspectivas, la promoción de una cultura de cumplimiento, la gestión de riesgos, y la capacidad de proporcionar informes detallados, son aspectos que refuerzan la capacidad de la organización para mantenerse conforme y ser responsable en sus prácticas de cumplimiento.
Estas ventajas no solo mejoran la efectividad del programa de cumplimiento, sino que también fomentan una cultura organizacional de transparencia y ética.
Es importante recordar la necesidad de contar con un proceso decisorio que sea transparente, tal como se ha indicado, y en este sentido, debe valorarse el hecho de que las decisiones tomadas por un CCN responden en general más a esta condición, debido a la participación colectiva, y a la existencia de un mayor consenso en el funcionamiento del propio órgano de Compliance.
Este proceso reduce la percepción de que las decisiones que se adopten sean arbitrarias, y, de manera simultánea, aumenta la legitimidad, y la confianza en el proceso de cumplimiento.
Así, y al hilo de ello, puede hablarse de una responsabilidad de tipo compartida entre los miembros del CCN, que en la práctica asegura que las decisiones y acciones de cumplimiento no dependan únicamente de una sola persona, lo que puede disminuir el riesgo de errores en las decisiones o soluciones tomadas, o de la existencia de sesgos personales.
f). La exigencia de capacitación y de la existencia de la suficiente concienciación.
A través de los CCN habitualmente encontramos programas de capacitación más completos e intensos, ya que la diversidad de experiencias y conocimientos dentro de este tipo de estructura permite desarrollar programas de capacitación y de concienciación sobre cumplimiento normativo más completos y efectivos.
De este modo, sus miembros pueden colaborar de una manera más activa para crear contenidos, que aborden una amplia gama de temas y escenarios, y, que, además, sean más relevantes en este ámbito de actuación.
Complementariamente a ello, en este tipo de organización interna se encuentra también, de manera habitual, una mayor posibilidad de difusión de aquellas mejores prácticas.
Los miembros del CCN pueden compartir y promover las mejores prácticas dentro de sus respectivos departamentos y funciones, fomentando una cultura organizacional de cumplimiento y ética, más activa y rica en contenidos.
g). También debe hacerse puntual referencia, a la capacidad de respuesta y la consiguiente adaptabilidad a las circunstancias, que existan en cada momento.
Ante cualquier eventualidad suscitada en el ámbito del cumplimiento normativo, es evidente que se necesitan reacciones rápidas y sobre todo que las mismas se encuentren debidamente coordinadas, con la capacidad de adaptarse de una manera más flexible a los cambios regulatorios, y, a las situaciones emergentes que puedan producirse.
La creación de un CCN proporciona ventajas significativas en términos de adaptabilidad y capacidad de respuesta rápida en comparación con un “Compliance Officer” individual.
La diversidad de perspectivas, la capacidad de análisis y toma de decisiones rápidas, la reacción coordinada a incidentes, la implementación ágil de cambios regulatorios, el enfoque proactivo, la flexibilidad, la escalabilidad y la mejora en la comunicación, son factores que fortalecen la capacidad de la organización para adaptarse y responder eficientemente a los cambios y desafíos regulatorios.
Estas ventajas no solo mejoran la efectividad del programa de cumplimiento, sino que también aseguran que la organización esté bien posicionada para enfrentar un entorno regulatorio dinámico y en constante evolución.
Al hilo de ello, debe destacarse la capacidad de convocar reuniones con representantes de todas las áreas relevantes, por ejemplo, asegura que se tomen decisiones informadas y oportunas.
El CCN está mejor preparado frente a los nuevos desafíos
También es relevante señalar la importancia que tiene la adaptación a los nuevos desafíos, que en cada momento puedan producirse.
La diversidad de experiencias facilita la adaptación a nuevas situaciones, y, la implementación de cambios necesarios en las políticas y procedimientos de cumplimiento.
Esto es particularmente útil en aquellos entornos regulatorios que por sus propias características sean efectivamente dinámicos y complejos.
h). La necesaria evaluación vinculada a cualquier modelo de “Compliance”, y el papel que ha de desempeñar en cada caso la auditoría interna.
Constituye un hecho cada vez más evidente, que las organizaciones necesitan auditorías internas, que cada vez sean más exigentes.
Un CCN puede llevar a cabo auditorías internas más rigurosas y exhaustivas, aprovechando la experiencia combinada de sus miembros.
De esta manera, se permite una evaluación más precisa y detallada de los sistemas y procesos de cumplimiento, e incluso, con un grado mayor de información.
Evaluación y auditoría
En este sentido, un CCN ofrece ventajas claras en términos de evaluación y auditoría en comparación con un “Compliance Officer” individual.
La diversidad de conocimientos y experiencias, la capacidad de realizar evaluaciones integrales y detalladas, la identificación temprana de riesgos, la supervisión continuada, la objetividad y la transparencia, la implementación efectiva de recomendaciones, la mejora continua, la facilitación de auditorías externas y el mantenimiento de registros rigurosos , constituyen aspectos que fortalecen la capacidad de la organización para cumplir con las normativas aplicables de manera efectiva y sostenible.
Estas ventajas no solo mejoran la calidad y precisión de las auditorías, sino que también aseguran que la organización pueda responder adecuadamente a los desafíos regulatorios y mantener una cultura de cumplimiento robusta.
Complementariamente a ello, debe valorarse las exigencias vinculadas a la evaluación continua, y, a la capacidad de mejora en el Compliance
La colaboración continua entre los miembros de un CCN fomenta una cultura de evaluación y mejora continua, asegurando que las prácticas de cumplimiento se mantengan actualizadas y efectivas.
Todo ello conduce a ponderar la diversidad de perspectivas y la experiencia que aporta un CCN, de lo que se deduce la existencia de una ventaja significativa en comparación con un Compliance Officer individual.
Conclusión
Por tanto, y como conclusión a lo ya expuesto, puede afirmarse, que la implementación de un CCN ofrece una estructura más robusta y eficiente para gestionar el cumplimiento en una organización, que supera de forma habitual, las capacidades de un “Compliance Officer” individual, proporcionando una supervisión más exhaustiva, una mayor transparencia, una comunicación más efectiva, y una adaptabilidad superior a los cambios y desafíos regulatorios, que son, desde luego, aspectos muy significados, que fortalecen en general, la función de cumplimiento normativo en una organización.
Estas ventajas, no solo mejoran la calidad y precisión del programa de cumplimiento, sino que también fomentan una cultura organizacional de cumplimiento y ética, asegurando que la organización esté bien posicionada para cumplir con las normativas aplicables de manera más eficaz y eficiente de forma, tal como se ha indicado, más proactiva y coordinada.
La creación de un CCN no solo mejora de manera decidida la gestión del cumplimiento, sino que, de una manera principal, también contribuye a una cultura organizacional más ética, y conforme con la legislación vigente, y con un mayor respeto a las normas internas de cada organización.
[i] Cfr.: Zárate, César. ¿Compliance Officer o Comité de Compliance? ¿Externalización de funciones?. Ecija. Agosto de 2016.